Los 10 mayores errores en la gestión del personal desplazado y/o expatriado por parte de la empresa, tanto desde el punto de vista de la tributación, como de las cotizaciones a la Seguridad Social y derecho laboral aplicable.
1).- La falta de planificación de las obligaciones tributarias del trabajador y empresa.
En pocas ocasiones, cuando la empresa procede a desplazar / expatriar a trabajadores, procede a realizar un previo análisis de las obligaciones tributarias que el trabajador y empresa tendrán, no solamente en origen, sino también en destino.
Al respecto y como hemos tenido ocasión de comentar en varias ocasiones, una expatriación prolongada (nos referimos a más de 6 meses), en la gran mayoría de ocasiones genera obligaciones fiscales en el país de destino. Ello es debido a que los Convenios de Doble Imposición otorgan potestad tributaria al país del desplazamiento, lo que implica la obligación de tributar en dicho país por los rendimientos satisfechos al trabajador, independientemente que el salario se siga pagando en España y que el trabajador mantenga la residencia fiscal española.
Esta circunstancia sitúa al trabajador en una posición de incumplimiento de sus obligaciones tributarias a la vez que en muchas ocasiones, éstas son trasladables a la empresa como agente retenedor.
2).- La no planificación de asunción de costes fiscales.
Un error también recurrente, es aquel por el cual la empresa no tiene definida ni planificada una política de asunción de costes fiscales. Como consecuencia de ello, la empresa aplica el laissez faire que implica que el trabajador debe, por su cuenta y a su coste o beneficio, tributar como crea conveniente.
Frente a este laissez faire, la compañía debería siempre plantearse la posible aplicación de la ecualización fiscal tendente a optimizar costes e incentivos. La ecualización, implica que la empresa retiene impuestos al trabajador como si sus rendimientos durante la expatriación se obtuviesen en España. La empresa por su parte, asume los costes fiscales del trabajador en origen y destino.
Con esta política retributiva, la empresa consigue evitar discriminaciones salariales en función del destino a la vez que cualquier ahorro fiscal revierte automáticamente en su cuenta de explotación.
En prueba de ello, sólo es necesario planearse una expatriación de varios trabajadores a un país de nula tributación como podrían ser los situados en la Península Arábica.
En este proceso de implementación de la ecualización se requiere un análisis previo así como una gestión específica en cuanto la empresa asume las obligaciones tributarias del trabajador como decíamos, tanto en destino como en origen.
3).- La aplicación del régimen de dietas de manutención exentas de gravamen.
En muchas ocasiones, quizás por la inercia de los protocolos internos propios de cualquier empresa, se satisfacen dietas por manutención y estancia exentos de IRPF por períodos superiores a los permitidos en la norma tributaria.
Como consecuencia de ello, la empresa como agente retenedor y el trabajador como obligado tributario, asumen una contingencia fiscal que en ocasiones puede ser realmente elevada.
En este sentido, debemos recordar que dichas dietas exoneradas de gravamen, dejan de estarlo (desde el primer día) en el momento que estas se satisfacen por un período superior a 9 meses de forma continuada.
4).- La no aplicación del 7p en nómina.
Muchas son las empresas que desplazan trabajadores sin aplicar la exención por trabajos realizados en el extranjero regulada en el artículo 7.p de la Ley 35/2006 del IRPF.
Por contra, no tienen inconveniente en facilitar certificados fiscales a los trabajadores, dejando que sean éstos los que tramiten sus expedientes frente a la AEAT. En este sentido, no debemos olvidar que la Administración Tributaria está poniendo cada vez más problemas a los trabajadores a la vez que empieza a poner en duda el referido certificado facilitado por la compañía.
Al respecto, la empresa debe asumir que la posición «beligerante» de la Administración, obedece a su voluntad que la exención se gestione en sede de la empresa a través de las retenciones para garantizar, de esta manera, un mayor control y garantías de cumplimiento de la finalidad de la norma.
5).- Falta de información al trabajador.
Quizás el error más común de las empresas en procesos de expatriación y desplazamientos de personal es la falta absoluta de información tributaria al trabajador, siendo incapaz la empresa de facilitar la información necesaria en cuanto a obligaciones tributarias se refiere así como la posible aplicación de la exención por trabajos realizados en el extranjero.
Son muchas las ocasiones que los trabajadores, sintiéndose totalmente desamparados por RRHH trasladan sus dudas y a terceros expertos que en ocasiones pueden poner, en la gran mayoría de ocasiones acertadamente, en duda las políticas internas de la cia en cuanto a gestión fiscal de la movilidad de trabajadores.
6).- La incorrecta aplicación de la legislación laboral aplicable.
Otro de los errores recurrentes en el desplazamiento/expatriación del personal a países extranjeros radica en la legislación laboral que debe aplicarse en el país de destino.
En el caso de trabajadores en régimen de desplazamiento por decisión unilateral de la empresa, debe considerarse por ésta que el trabajador continúa sujeto a la legislación laboral y Seguridad Social españolas, lo que significa que en lo que respecta a sus condiciones laborales (como son jornada de trabajo, salario, indemnización por despido, entre otras), éstas deberían permanecer inalteradas, o como mucho mejoradas, pero nunca mermadas, así como tampoco cabría imponer condiciones propias del país de destino que resultasen contrarias a la normativa española, so pena de incurrir en el riesgo de que el trabajador reclame judicialmente contra la empresa por modificación sustancial de sus condiciones de trabajo, o reclame la extinción de su contrato de trabajo con derecho a la indemnización máxima legal.
En el caso del trabajador expatriado, por el contrario, al tratarse de una localización en destino extranjero, el trabajador estaría sujeto plenamente a la legislación interna laboral y de la Seguridad Social de dicho Estado.
7).- No pactar las condiciones de retorno así como las consecuencias de la extinción del contrato de trabajo en el país de destino, en su caso.
Es conveniente fijar las causas, requisitos, condiciones y consecuencias de la extinción de la situación de expatriación (ya sea en modalidad de desplazamiento o traslado). Sin embargo, es muy habitual encontrar expatriaciones pactadas que carecen de dicho acuerdo de retorno. En dicho pacto se pueden fijar las condiciones de regreso a España, así como las de reingreso a la empresa de origen (puesto de trabajo, categoría, salario, centro de trabajo,…), así como las consecuencias de la extinción de la expatriación en el extranjero (indemnización por el tiempo trabajado allí, responsabilidad económica por resolución de una vivienda de alquiler, etc…). Asimismo, es también aconsejable fijar las causas por las que el trabajador o la empresa pueden poner fin a la situación de expatriación.
8).- No comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social el desplazamiento, así como las prórrogas. Formulario TA.300
Antes de que se produzca el desplazamiento temporal de un trabajador al extranjero para prestar servicios por cuenta de una empresa española, deberá rellenarse y presentarse ante la TGSS el formulario TA.300 de solicitud de información sobre la legislación de seguridad social aplicable. Dependiendo del país de destino será necesario, además, presentar ante la Tesorería General de la Seguridad Social el formulario correspondiente establecido para cada Convenio, cuando se trate de la aplicación de los Convenios bilaterales, del Convenio Multilateral Iberoamericano o del Convenio Europeo.
9).- No cumplir con lo establecido en el artículo 3 del Real Decreto 1659/1998, de 24 de julio, por el que se desarrolla el artículo 8, apartado 5, de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de información al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo.
Artículo 3 Información adicional en los supuestos de prestación de servicios en el extranjero
- Cuando un trabajador tenga que prestar normalmente sus servicios en el extranjero la información a que se refiere el artículo 2 de este Real Decreto deberá ser completada con los siguientes extremos:
- a) La duración del trabajo que vaya a prestarse en el extranjero.
- b) La moneda en que se pagará el salario.
- c) Las retribuciones en dinero o en especie, tales como dietas, compensaciones por gastos o gastos de viaje, y las ventajas vinculadas a la circunstancia de la prestación de servicios en el extranjero.
- d) En su caso, las condiciones de repatriación del trabajador.
- La información sobre los extremos a que se refieren los párrafos b) y c) del apartado anterior podrá derivarse de una referencia a las disposiciones legales o reglamentarias o a los convenios colectivos de aplicación que regulen dichos extremos, siempre que tal referencia sea precisa y concreta para permitir al trabajador el acceso a la información correspondiente.
- Lo dispuesto en los apartados anteriores no será de aplicación en caso de que la duración del trabajo en el extranjero no rebase las cuatro semanas.
10).- No tener en cuenta las exigencias de la normativa de inmigración del país de destino.
Evidentemente, para que un trabajador pueda prestar servicios laborales en el extranjero debe cumplir con la legislación sobre inmigración del país de destino, obteniendo a tal efecto el visado y/o el permiso de trabajo y residencia.
En caso de que el país de destino forme parte de la Unión Europea, o forme parte del Espacio Económico Europeo, únicamente será necesario obtener una tarjeta de residencia (a solicitar normalmente en un departamento de la Policía de cada Estado) sin que sea requisito necesario la obtención de permiso de trabajo ni de residencia.
En caso de que el país de destino se trate de un Estado “no miembro”, habrá que estar a la legislación migratoria de dicho Estado a fin de obtener el visado o permiso de trabajo y/o residencia, siendo totalmente desaconsejable el tan reiterado recurso de acceder con un visado de turista o de estudiante.
Miguel Capel de Villegas
Socio Área Laboral TGG Legal
Jordi Vilardell Casas
Socio Área Movilidad Internacional de Trabajadores TGG Legal
Director Blog Jv – Fex Fiscalidad del Expatriado
